Rozwój technologii IT dla małych i dużych przedsiębiorstw sprawia, że zdecydowana większość toczących się w firmie działań staje się całkowicie policzalna. Jesteśmy w stanie wyliczyć liczbę roboczogodzin poświęcanych na dany projekt oraz uzyskać szereg informacji, które pomogą nam precyzyjnie określić jego rentowność. Jednym z procesów, który często wymyka się prostemu „zaszufladkowaniu” w ramach przepracowanych roboczogodzin, jest sprawny obieg dokumentów w firmie. W jaki sposób usprawnić ten proces i odciążyć specjalistów?
Zoptymalizowany obieg dokumentów oszczędza cenne roboczogodziny
Ustalony wewnętrznie system przepływu informacji pomiędzy pracownikami określa się mianem tzw. workflow. Konsorcjum Workflow Management Coalition definiuje to pojęcie jako częściową bądź całkowitą automatyzację procesów biznesowych, dzięki której zadania, dokumenty oraz informacje są przekazywane pomiędzy jego kolejnymi uczestnikami zgodnie z właściwymi procedurami zarządczymi. Jak usprawnić obieg dokumentów firmowych i zoptymalizować workflow?
Jednym z pierwszych kroków, jakie należy rozważyć, jest (przynajmniej częściowe) odejście od dokumentacji papierowej na rzecz dedykowanego oprogramowania w chmurze obliczeniowej. Wśród najważniejszych korzyści, jakie zapewni nam tego typu rozwiązanie, warto wymienić przede wszystkim:
Wygodny dostęp do zgromadzonych danych
Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia nieograniczony dostęp do firmowych zasobów każdemu pracownikowi, który posiada stosowne uprawnienia. Rozwiązanie to jest szczególnie nieocenione w przypadku przedsiębiorstw działających w modelu zdalnym bądź hybrydowym – pracujący na odległość specjaliści mogą komfortowo korzystać z niezbędnych informacji z dowolnego miejsca, które posiada dostęp do internetu.
Możliwość błyskawicznego składania wniosków kadrowo-płacowych
Inną ważną zaletą, jaką wyróżnia się elektroniczny obieg dokumentów, jest znaczące przyspieszenie komunikacji na linii pracownicy – specjaliści działu kadr i płac. Automatyzacja procesu wypełniania wniosków (bądź tzw. ticketów) wyraźnie usprawnia realizację bieżących spraw, związanych z urlopami, dniami na żądanie czy wnioskami o bezpośrednie spotkania z przełożonym.
Bezpieczeństwo wrażliwych informacji
W świetle obowiązujących przepisów RODO jest niezwykle istotne, aby obieg dokumentów po procesie cyfryzacji spełniał wszystkie wymagane standardy bezpieczeństwa. Rozważając wybór jednego z dostępnych na rynku systemów wspierających obieg dokumentów, warto upewnić się, że posiada on stosowną certyfikację, taką jak międzynarodowa norma ISO/IEC 27001, która standaryzuje systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Obieg dokumentów staje się prostszy z oprogramowaniem Euroimpex
Szukasz nowoczesnego oprogramowania IT, które pomoże Ci zoptymalizować obieg dokumentów w swoim przedsiębiorstwie? Zapoznaj się z systemem Documaster – rozwiązaniami dla biznesu, oferowanym przez firmę Euroimpex (euroimpex.pl), która pomaga swoim klientom zaoszczędzić nawet milion złotych w skali roku.