Pomyśl o tysiącach e-maili wysyłanych co roku przez Ciebie i Twoich pracowników. Albo o takiej samej liczbie maili, jaką otrzymujesz. Każdy z nich jest wizytówką marki. Skoro trafiają do potencjalnych lub najważniejszych klientów Twojej firmy, należy mieć świadomość, że każdy element wywiera wpływ. Tytuł, powitanie, treść wiadomości i zakończenie mają wpływ na to, czy wiadomość zostanie odczytana pozytywnie, czy negatywnie. I jakie będzie wrażenie marki. Sposób w jaki kończysz e-mail jest tak samo ważny, jak jego temat. Są również tacy, którzy twierdzą, że to najważniejsza część wiadomości. Jak zakończyć maila, aby wywarł dobre wrażenie?
Zastanawiasz się jak zakończyć maila? – zastanów się kim jest odbiorca
Wiele rzeczy wpływa na zakończenie wiadomości e-mail. Kto jest jej odbiorcą? Jaki jest jej cel? Wreszcie, czy za pomocą tego e-maila reprezentuję całą moją firmę? A może tylko moją osobistą markę? Niezależnie od tego, czy odbiorcą jest ceniony naukowiec, współpracownik, potencjalny klient, czy członek rodziny, każdą wiadomość e-mail należy podpisywać. Twoja wiedza na temat tego, kim są Twoi odbiorcy, ma wpływ na to, co można, a czego nie powinno się umieszczać w zakończeniu wiadomości.
Jeśli potrzebujesz pomocy nie tylko przy zamykaniu wiadomości e-mail, oto kilka ważnych kwestii, które pomogą Ci pisać profesjonalne wiadomości e-mail:
Jak zakończyć maila? – dołącz zamknięcie
Jeśli na pytanie, jak zakończyć maila odpowiadasz po prostu “zostawić jak jest”, jesteś w dużym błędzie. Jest to niezwykle nieprofesjonalne. Każdy mail musi zawierać zamknięcie. To prawda, nawet jeśli zostawiasz w wiadomości e-mail swój podpis.
Jak zakończyć maila? – rozważ swoją relację z odbiorcą
Podczas korespondencji oficjalnej np. z kimkolwiek związanym z poszukiwaniem pracy, należy stosować profesjonalne zakończenia wiadomości e-mail. Jak zakończyć maila napisanego do adresata, który jest Twoim znajomym? Wówczas możesz rozważyć półprofesjonalne zamknięcie, takie jak „Pozdrawiam”. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, zawsze bezpieczniej zastosować bardziej profesjonalne zamknięcie.
Unikaj nieprofesjonalnych zamknięć
Nawet jeśli jesteście przyjaciółmi, unikaj nieprofesjonalnych zamknięć w biznesowej wiadomości e-mail, w tym „Do zobaczenia później”, „Trzymaj się ciepło” lub innych nieformalnych podpisów.
Użyj swojego pełnego imienia i nazwiska
Jak zakończyć maila, którego adresatem jest osoba związana z Tobą jedynie na płaszczyźnie pracy? Unikaj podawania wyłącznie swojego imienia lub tym bardziej pseudonimu, to nieprofesjonalne. Chyba że korespondujesz z bliskim przyjacielem lub współpracownikiem, chociaż tutaj też warto uważać. Aby nie było wątpliwości, kim jesteś i jakie są Twoje zamiary, najlepiej przyjmij jako stałą zasadę podawanie swojego pełnego imienia i nazwiska.
Podsumowanie – co uwzględnić w zamknięciu wiadomości e-mail
Uwaga końcowa: Jak wspomniano powyżej, użyj profesjonalnego zamykania wiadomości e-mail, chyba że wysyłasz wiadomość e-mail do bliskiego przyjaciela lub współpracownika. W takim przypadku rozważ użycie półprofesjonalnej uwagi końcowej.
Pełne imię i nazwisko: pamiętaj, aby podać swoje pełne imię i nazwisko, zamiast imienia lub pseudonimu. Warto zastosować tę samą zasadę do biznesowej korespondencji z osobą, którą znasz – unikniesz w ten sposób niezręcznych sytuacji i nieporozumień, gdy Twoja wiadomość musi zostać przekazana.
Tytuł zawodowy i firma: Podaj nazwę swojego obecnego stanowiska i firmę, zwłaszcza jeśli korespondujesz z kimś spoza niej. Jeśli natomiast ubiegasz się o pracę, nie podawaj takich informacji w swoim podpisie.
Informacje kontaktowe: Bardzo przydatne jest dołączenie informacji kontaktowych na końcu wiadomości e-mail. Możesz podać swój numer telefonu, adres pocztowy. Jeśli chcesz nadać swojej wiadomości bardziej swobodnego kolorytu, dodaj adres URL profilu LinkedIn. Jedną z częstych praktyk jest też dołączanie swojego adresu e-mail (mimo, że odbiorca już go zna).
Sposób zakończenia e-maila jest ważny. W praktyce może to oznaczać różnicę między otrzymaniem odpowiedzi a przeniesieniem wiadomości bez czytania do kosza.