Komunikacja w wielu firmach opiera się na wykorzystaniu różnych środków wymiany informacji. Poczta, telefon i komunikatory są nośnikami, które nie zawsze są optymalnym rozwiązaniem. Szczególnie gdy nie mamy wystarczającej ilości czasu na komunikację w celu ustalenia istotnych kwestii.
Dotychczas rozmowy telefoniczne były postrzegane jako forma komunikacji, która pozwala znacznie usprawnić proces wymiany informacji prowadzony wyłącznie za pośrednictwem poczty. Jednak w sytuacji, gdy potrzebna jest sprawna wymiana informacji jednocześnie z kilkoma osobami znajdującymi się w różnych miejscach, okazuje się niezbędne zastosowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań, wśród których jest audiokonferencja.
Audiokonferencja jest rozwiązaniem, które daje szerokie możliwości. To nic innego jak konferencja prowadzona na odległość przy użyciu telefonu stacjonarnego. Dlatego jest to duże udogodnienie pozwalające zastąpić spotkanie, co przekłada się na optymalizację kosztów. Co ważne oszczędzamy w ten sposób czas, jaki byłby potrzebny na podróż w miejsce spotkania. Audiokonferencja również znacznie poprawia jakość komunikacji, ponieważ nie ma już potrzeby wykonywania kilku połączeń z poszczególnymi użytkownikami, co jest czasochłonne i mozolne.
Rozwój nowych technologii sprzyja powstawaniu nowych form komunikacji, z których coraz częściej korzystają firmy. Dlatego do prowadzenia audiokonferencji potrzebny jest telefon SIP, który jest telefonem stacjonarnym podłączonym do sieci firmowej. Telefony SIP są kompaktowe i posiadają wiele innych praktycznych funkcji dających duże możliwości. Wśród nich jest wbudowana przeglądarka XML, która pozwala na personalizację telefonu do potrzeb użytkownika. Charakterystyczny dla tych telefonów jest wbudowany mostek konferencyjny na 3 strony oraz obsługa centralnej książki telefonicznej LDAP.
Ponadto nie ma problemu w zintegrowaniu telefonu z kontaktami znajdującymi się na serwerze Exchange. Dostępne jest powiadamianie o wiadomości głosowej i monitorowanie innych linii wewnętrznych. Należy również mieć na uwadze fakt, że wykorzystanie telefonów IP do audiokonferencji jest sposobem na optymalizację kosztów i czasu zyskując przy tym szerokopasmowy dźwięk HD.